Jocelyne GAUTHIER

Référence : 09011268
Département : 74

EXECUTIVE ASSISTANT

Discrétion – Diplomatie - Aisance relationnelle

Organisation - Goût des challenges

Pluridisciplinaire

IMPRESSION GENERALE:

• Personnalité à la fois douce et avec du caractère, permettant de gérer un flux de stress de manière positive,
• Discrète,
• Dynamique et très motivée,
• Très professionnelle,
• Consciencieuse,
• Méticuleuse,
• Grandes capacités d’organisation et de coordination, d’anticipation, de réactivité,
• Pédagogue,
• Diplomate,
• Capacité à travailler en team ou en toute autonomie,
• Toujours d’humeur égale,
• Excellente présentation.

 ATOUTS:

• Ma  plus grande force :

Grande diversité dans mes expériences, tout en étant très stable professionnellement,

 

• Ma personnalité  « Femme de communication»,
• Mon sens du service bien développé,
• Mon goût des challenges,
• Ma polyvalence et mon adaptabilité me permettant de pouvoir m’investir dans un nouveau métier,    dans un nouveau secteur, département,  

 

DOMAINES DE COMPETENCES

 

ASSISTANTE de DIRECTION   - ASSISTANTE de GESTION

ASSISTANTE de GESTION de PROJETS  - PERSONAL ASSISTANT - OFFICE MANAGER

 

 

I.- ASSISTANAT de DIRECTION

 

• Gestion administrative des plans stratégiques de la direction et participation active à leur évolution
• Participation  à tous les meetings internes / externes : Clients, Fournisseurs, …
• Gestion des flux d’informations entre les Départements et la Direction Générale, rôle actif d’Interface
• Organisation, préparation, participation aux séances internes ou avec les Clients, prise de PV, suivi des décisions, relances
• Amélioration de l’organisation du secrétariat par la mise en place de structures informatisées
• Tenue de l’agenda (papier, informatisé)
• Organisation des déplacements (nationaux, à l’international)
• Création, gestion de documents sous logiciels informatiques, création de logiciel d’archivage électroniques
• Un atout particulier pour les créations de poste
• Traitement du courrier « arrivée, départ, interne, externe »
• Mise en place de procédures pour optimiser notre travail quotidien avec un bureau du Moyen Orient (Private Banking)

 

 

II.- SUPPORT à  LA GESTION d’EQUIPES, à la GESTION de PROJETS et à l’ORGANISATION :

 

• Un réel engagement dans mon statut de Formatrice intra-entreprise (bureautique)
• Orientation RH et communication: Participation active, avec des cabinets spécialisés, à la recherche de cadres de haut niveau
• Présélection des dossiers de candidatures
• Recrutement et encadrement de personnel administratif, de prestataires de services (spécialisés)
• Interface et interlocutrice privilégiée dans le management des équipes internes et décentralisées
• Interface avec le Département des Ressources Humaines, Département Juridique, Communication et Marketing
• Suivi et maintien des  relations entre l’équipe de projet et les représentants de chaque profession sur les sites

 

 

III.- ORGANISATION d’EVENEMENTS – COMMUNICATIONS  - MARKETING :

 

• Organisation de manifestations à l’échelon international (crash test sur sites militaires, …)
• Organisation de déjeuners, dîners d’affaires, cocktails, soirées de fin d’année
• Elaboration de soirées à thèmes internes, avec les clients, …
• Communication avec la Presse locale, nationale, partenaires VIP et les médias, en collaboration avec les Départements internes (Marketing et Communication)

 

 

III.- ASSISTANTE de GESTION –« middle east area »  :

 

• Etablissement et contrôle des documents d’ouvertures de comptes  et de clôtures , suivi KYC, évolution des dossiers, …
• Passation des ordres (placement fiduciaires, transactions boursières, ordres de paiements, forex, transferts, remises de chèques) et suivi
• Réception, gestion des appels téléphoniques, gestion du courrier, gestion informatique des documents à archiver
• Participation aux réunions d’informations (Juridique Suisse – LBA ; Informatique – maj du système, ..)
• Parfaite maitrise des logiciels bancaires » S2I et OLYMPIC »

 

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

 

28.06 au 10.09.10  BANQUE AUDI – Private Banking middle east – Genève :  Assistante de Gestion – Temporaire  

 

2007 à fin 03-09    CREDIT AGRICOLE (SUISSE) SA  -  Private Banking   middle east -   Genève

Assistante de Gestion

Ma spécificité

• Unique interlocutrice pour le suivi des activités inhérentes au bureau délocalisé de BEYROUTH :

Mise en place des méthodes de travail, de communication interne à l’équipe, veille du bon fonctionnement, missions de reporting depuis Genève, gestion et analyse de dossiers complexes, gestion au quotidien des affaires courantes

• Toutes tâches journalières liées au poste d’assistante de gestion, maîtrise du programme de gestion bancaire S2I

 

1996 – 2006           Gestion de la précocité : arrêt de ma vie professionnelle pour aider ma  fille à passer ce cap difficile de la précocité

 

1988 - 1996          ALSTOM TRANSPORT – PARIS La Défense –   France

Assistante du Directeur de Projet « TGV DUPLEX »

Assistante du Directeur Opérationnel du Projet « EUROSTAR »

 

Mes Attributions particulières     (pour chaque projet) :   

• Interface au niveau de la communication interne à chaque projet avec l’équipe de projet, la Direction Générale, les sites concernés, le Client, les Médias
• Organisation d’évènements à échelle internationale, organisation meetings, prises de PV, suivi, interface, …
• Responsable de la formation bureautique intra-entreprise
• Responsable de la réorganisation, sur chaque projet, de la réorganisation informatique (création support d’archivage électronique,  …)
• Encadrement du personnel administratif

 

Assistante du Directeur  Informatique

Par délégation 

• Membre du Comité Bureautique : dans le cadre du schéma directeur à 5 ans de la Division Transport
• Orientée Ressources Humaines avec un Cabinet spécialisé pour la présélection des candidatures de Directeurs informatiques au niveau international (20 sites)
• Formatrice intra-entreprise

 

1979 - 1988             CREDIT INDUSTRIEL & COMMERCIAL  – PARIS  siège social – France

Assistante du Directeur  Informatique

Distinction 

• Participation active aux développements des nouveaux outils bureautiques (schéma directeur) : définition des axes, sélection et tests auprès des sociétés IBM, MEMOREX et PHILIPS des premiers logiciels, choix, validation
• Formatrice intra-entreprise de ces nouveaux logiciels auprès du personnel administratif du Siège
• Responsable de la mise en place de ces outils auprès des services concernés
• Responsable de l’organisation, des formations des ingénieurs du département informatique du Siège (env. 110 personnes)

 

Formation             1979                        BTS Secrétariat de Direction – anglais-Espagnol

                               1977                        Baccalauréat G1 – option techniques de la Bureautique - Juridique

Langues                Français : langue maternelle parfaitement maîtrisée

Anglais   : fluent-advanced   /  Espagnol : compréhension, oral (base)

Logiciels               Maitrise de l’environnement MS OFFICE (yc Vista), des pgm de gestion bancaire S2I et Olympic, Lotus Notes et Outlook, …

 

 

 

 

 

Discretion – Diplomacy – Relational ease

Organization – Wishing new challenges

Multidisciplinary

 

 

PROFESSIONAL EXPERIENCES

 

28.06  to 10.09.10   BANQUE AUDI – Private Banking middle east – Genève : management  Assistant  : temporary work   

2007 à fin 03-09   CREDIT AGRICOLE (SUISSE) SA  -  Private Banking   Middle East -   Geneva

Management Assistant    :

 distinctive characteristic 

BEIRUT Office:

Had sole responsibility for overseeing the management and for ensuring the proper functioning of the day-to-day activities in the regional office : established working methods and internal communication processes for the team, delivered the mission and clear objectives to the regional staff from Geneva

• Executing trading orders, researching and providing product information, managing cash transfers and deposits in investment fiduciary, setting up loans, ordering check books and managing overall logistics –very well knowledge of the S2I system

 

1996 – 2006           I stopped my professional life : I wanted to help my daughter in her distinctive characteristic : “the precocious child”

 

1988 - 1996         ALSTOM TRANSPORT – PARIS La Défense –   France

Executive Assistant Director  « project DUPLEX »   (high speed train)  

Executive Assistant Director of Operations « project EUROSTAR »   (high speed train)  

 (for every Project) :   

• Responsible for project management, coordinating meetings with the CEO, the Client, tracking overall progress
• Responsible for preparation and tracking progress of all meetings, both “intra-enterprise” and all industrial sites :  Coordinated an key interface for all the specifics aspects
• Trainer on IT software
• Reorganized all information technology projects, established and optimized processes and followed it up by training the project team, Supervised all administrative staff

 

Executive Assistant IT Director

Particularly

• Created a 5-year roadmap and blueprint for the Transport Division
• Assisted the Director with recruitment and staffing by reviewing records and screening candidates for the IT Dpt in France, Spain, UK and Belgium (partnered with a recruitment agency specializing in IT staffing needs)
• Coordinated training activities for word processing and office skills within the Company
• Coordinated an key interface between different sites in France

 

1979 - 1988         CREDIT INDUSTRIEL & COMMERCIAL  – PARIS  siège social – France

Executive Assistant IT Director

Distinction 

• Responsible for defining and deploying the first Office tools within the CIC Group, in France, reporting directly to the director
• Analyzed new techniques for word processing, selected and installed office productivity tools and supervised in-house training of administrative staff

 

Education       1979                      BTS Secrétariat de Direction – english - spanish

                               1977                       Baccalauréat G1 – option techniques de la Bureautique - juridique

Languages            French : mother tongue      -   English : fluent / advanced    -   Spanish : not really fluent (currently in intensive training)

Software                Expert in Office Productivity Software like MS Office (yc Vista), Lotus Notes and Outlook e-mail, … software package (S2I, Olympic, and so on)

 

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